Automatisch bestanden verwerken en mailen met Hazel
Als ik een factuur binnenkrijg, wil ik dat deze netjes gearchiveerd wordt in de juiste directory én dat de factuur verstuurd wordt naar het speciale e-mailadres van mijn boekhouding zodat hij daar verwerkt kan worden.
Om dat handmatig te doen ben je niet lang bezig en het is ook niet moeilijk Maar het wordt wél vervelend om het steeds maar weer opnieuw te doen. Steeds weer dezelfde handelingen.
Ik heb een automatisering gemaakt die elk bestand met de tag factuur in de ‘Downloads’ directory automatisch mailt naar mijn online boekhouding en verplaatst naar mijn lokale archief waar ik alle facturen voor dit jaar bewaar.
In dit artikel beschrijf ik hoe je dit kunt automatiseren op je Mac met het programma Hazel.
Klik om naar de website van Hazel te gaan
Onze automatisering gaat het volgende doen:
- mail het bestand naar mijn boekhouding
- verplaats het bestand naar mijn directory waar ik alle facturen voor dit jaar bewaar
Ten eerste
Voordat we hier aan beginnen moeten we zeker weten dat je kunt mailen vanaf de commandline.
Open hiervoor de applicatie ‘terminal’, typ het onderstaande commando (vervang je eigen e-mailadres) en klik op enter.
NB: Kijk dan of je mail ook daadwerkelijk binnenkomt in je mailbox. Zo niet, installeer dan het programma msmtp.
echo "Dit is een test" | mail -s "testje" <jouw_mail>@gmail.com
Bestand mailen
Open Hazel en klik op het ‘+’ teken om een nieuwe regel aan te maken.
Neem de gegevens over, of pas ze aan zoals jij het hebben wilt.
Klik vervolgens op het zwarte i-icoontje met ‘edit script’ om de code te plaatsen die ervoor zorgt dat de factuur gemaild gaat worden.
Pas de gegevens aan zodat ze voor jou kloppen.
FILE=$1
SUBJECT="Ingekomen factuur"
ADDRESSEE="pauledenburg-<random>@informeronline.eu"
BCC="<myself>@i2s.nl"
BODYFILE="/Users/paul/automations/factuur-body.txt"
(/usr/bin/uuencode $FILE ${FILE##*/}; cat $BODYFILE) | mail -b $BCC -s "$SUBJECT" $ADDRESSEE
Bestand verplaatsen
Om het bestand te verplaatsen breiden we de nieuw-aangemaakte rule verder uit.
Als je het nog niet gedaan had, voeg een nieuwe actie toe onder het uitvoeren van het script voor het mailen van de factuur.
Kies als actie voor Move en selecteer de directory waar je de facturen naar toe verplaatst wilt hebben.
Dat is het!
